Wie eine rechtssichere Remote-Work-Guideline gelingt
Neben einer Entsenderichtlinie sollten Unternehmen, die Ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten im Ausland ermöglichen, eine Remote-Work-Guideline erstellen. Warum diese sinnvoll ist und was sie thematisieren sollte.
Spätestens seitdem die Corona Pandemie wie ein Katalysator auf die Machbarkeit von Homeoffice und mobilem Arbeiten gewirkt hat, kann es sich kaum ein Unternehmen mehr leisten, seinen Beschäftigten ortsunabhängiges Arbeiten zu versagen. Dies gilt umso mehr, wenn es auf Fachkräfte angewiesen ist oder in einem starken Wettbewerb zu anderen Firmen steht. In der Tat wollen schon seit Längerem viele Arbeitgeber aus eigenem Antrieb Modelle anbieten, die es Arbeitnehmern ermöglichen, problemlos auch im Ausland im Homeoffice und Co. zu arbeiten.
Jede Konstellation hat ihre eigenen Herausforderungen
Doch der gute Wille allein reicht hier nicht aus. Zum einen sind die Konstellationen inzwischen sehr vielfältig und reichen von der Workation über Bleisure Travel bis hin zur dauerhaften Wohnsitzverlegung im Ausland. Im Kern geht es dabei um grenzüberschreitendes virtuelles Arbeiten jenseits des Firmenstandortes. Zum anderen birgt jede Konstellation ihre eigenen rechtlichen Herausforderungen, die es zu kennen und meistern gilt.
Wie bei einer klassischen Auslandsentsendung wirken bei der rechtssicheren Gestaltung von „Remote Work“ vier Rechtsbereiche ineinander (Aufenthalts-, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht) und „on top“ kommen noch Fragen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes dazu. Wenngleich jeder Fall schon allein aufgrund der Tätigkeit der Mitarbeitenden individuell betrachtet werden muss, so kann eine Remote-Work-Guideline hier zumindest den Rahmen stecken.
Eine Chance, die Spielregeln selbst zu bestimmen
Von Vorteil ist, dass Unternehmen bei einer solchen Policy die „Spielregeln“ grundsätzlich selbst bestimmen und ausgestalten können, sofern diese im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen stehen. So muss beispielsweise ein Betriebsrat, sofern es diesen gibt, im Rahmen seiner Mitbestimmungsrechte ebenfalls beteiligt werden. Auch die Regelungen des AGG haben dabei eine gewisse Relevanz.
Grundsätzlich aber ist die Ermöglichung von mobiler Arbeit aus dem Ausland eine freiwillige im Interesse des Arbeitnehmers stehende Entscheidung des Arbeitgebers. Denn Arbeitnehmer haben dem Grundsatz nach keinen Anspruch auf die Gewährung von Homeoffice beziehungsweise mobiler Arbeit.
Ein Beispiel, welche Details bei einer umfassenden firmeninternen Richtlinie eine Rolle spielen können: Für Deutsche und EU-Bürger ist das Arbeiten innerhalb der EU aufgrund der Freizügigkeitsabkommen kein Problem. Doch viele Unternehmen beschäftigen auch Personen mit Nationalitäten aus Drittländern. Diese benötigen für Arbeitstätigkeiten in anderen EU-Ländern einen Aufenthaltstitel.
Und auch wenn es für deutsche Arbeitnehmende aus privaten Gründen ins Homeoffice in Nicht-EU-Staaten gehen soll, so stellt sich hier die Frage nach dem Aufenthaltsrecht. Wie soll also ein Unternehmen mit solchen Herausforderungen einheitlich umgehen – insbesondere vor dem Hintergrund, den Gleichheitsgrundsatz nicht zu verletzen?
Wir raten dazu, genau solche heiklen Fragenkomplexe in einer Policy aufzunehmen. Beispielsweise kann definiert werden, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von ihrer Nationalität – vom Recht auf Remote Work im Ausland Gebrauch machen können, wenn sie sämtliche einwanderungs- und anderen verwaltungsrechtlichen Anforderungen erfüllen, um in den gewünschten Ländern zu arbeiten.
Sollte dies nicht der Fall sein – unabhängig davon, ob es sich um deutsche oder andere Staatenangehörige handelt – sollte der Arbeitgeber die erforderlichen Aufenthaltstitel beantragen beziehungsweise klären, was dafür umgesetzt werden muss. Denn: Die Verantwortung bei illegaler Beschäftigung beispielsweise aufgrund fehlender oder falscher Aufenthaltstitel trägt der Arbeitgeber.
Ein Fundament für die rechtssichere Gestaltung von ortsunabhängigem Arbeiten
Ein weiterer besonderer Aspekt findet sich etwa beim Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz wieder. Insbesondere weil sich im Ausland lebende Beschäftigte dem direkten Einflussbereich ihrer Vorgesetzten im erhöhten Maße entziehen, kann beispielsweise festgelegt werden, dass diese eine erhöhte Eigenverantwortung tragen, um die arbeitsrechtlichen und gesundheitsschützenden Anforderungen zu erfüllen.
Somit dient eine Remote-Work-Policy in erster Linie dazu, für die flexible Arbeitsgestaltung einen betriebsinternen Prozess zu definieren und über die Unterschiede und Anforderungen des mobilen Arbeitens und des Tätigwerdens im Homeoffice im Ausland zu informieren sowie auf Besonderheiten hinzuweisen. Sie hilft Personalverantwortlichen, die Prozesse rund um das mobile Arbeiten im Ausland in sichere Bahnen zu lenken und kann folglich das Fundament für die rechtssichere Gestaltung von ortsunabhängigem Arbeiten von Beschäftigten bilden.
Checkliste: Das muss in der Remote Work Guideline geklärt werden
1. Allgemeine Grundsätze und Begriffsbestimmungen
Gerade weil es so viele verschiedene Ausprägungen von mobilem Arbeiten gibt, sollte klar definiert sein, was unter welchen Termini unternehmensintern verstanden wird.
2. Persönlicher Geltungsbereich
Wer ist von den Regelungen umfasst, wen schließen sie unter Umständen aus?
3. Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des mobilen Arbeitens im Ausland
Hier kann der Prozess definiert werden, den die Beschäftigten durchlaufen, um beispielsweise die Erlaubnis für die Tätigkeit im Ausland zu erhalten.
4. Sachlicher und zeitlicher Geltungsbereich
Hierbei kann etwa festgelegt werden, welche Formen von Remote Work überhaupt unternehmensintern möglich sind.
5. Anwendbares Arbeitsrecht
Dokumentiert werden sollte zunächst, in welchen Konstellationen das deutsche Arbeitsrecht weiter gilt und wann das Arbeitsrecht des Gastlands anzuwenden ist. Auch internationale Grundsätze im Kontext arbeitsrechtlicher Bestimmungen sind zu beachten.
6. Nutzung von mobilen Arbeitsmitteln
Hierbei gilt es, die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Mitarbeitenden klar zu definieren – auch unter Berücksichtigung von besonderen Gegebenheiten in anderen Staaten.
7. Arbeits- und Gesundheitsschutz
Geklärt werden sollte unter anderem, wie mit Arbeitsunfällen verfahren wird, wenn beispielsweise das deutsche Sozialversicherungsrecht nicht mehr anwendbar ist.
8. Arbeitsrechtliche Anforderungen
Hier sollte es in erster Linie um die Auseinandersetzung und Definition der länderspezifischen Anforderungen der gewählten Formen von Remote Work gehen. Ist eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag oder sogar ein Arbeitsvertrag nach dem Recht des Gastlandes erforderlich?
9. Steuerrechtliche Rahmenbedingungen
Je nach Art des gewählten mobilen Arbeitens und Dauer des beruflichen Aufenthalts gelten unterschiedliche steuerrechtliche Anforderungen. Auch sollte festgelegt sein, dass stets länderspezifische Besonderheiten zur Lohnsteuerpflicht der Mitarbeitenden und zur Entrichtung der Lohnsteuer gelten.
10. Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen
Insbesondere gilt es festzulegen, unter welchen Rahmenbedingungen der Verbleib in der deutschen Sozialversicherung möglich ist und was andernfalls zu tun ist, beispielsweise wenn der Übertritt in das SV-Systems des Gastlands erforderlich ist.
11. Mitwirkungspflicht der Mitarbeitenden
Damit Firmen ihren Mitarbeitenden rechtssicheres Remote Work anbieten können, müssen die vertraglichen Obliegenheiten der Mitarbeitenden im Zusammenhang mit dem Tätigwerden im Ausland klar definiert und kommuniziert werden.
12. Haftung
Definiert werden sollte, auf welche Bereiche sich eine Haftung von Beschäftigten bezieht (Arbeitsmittel, betriebliche Informationen und so weiter).
Quelle des Beitrags: BDAE
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