Laut Statista* wurden allein im Jahr 2019 200 Millionen Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen realisiert. In Zeiten der Globalisierung ist es also zunehmend von Belang, Reisen zu beruflichen Zwecken anzutreten und Geschäftstermine außerhalb des firmeneigenen Standpunkts wahrzunehmen.
Dabei gestaltet sich die Organisation der Reise in vielen Unternehmen kompliziert. Reisebüros für Geschäftsreisen und Reisemanagement-Tools optimieren diesen Umstand.
Was zeichnet ein modernes Reisebüro für Geschäftsreisen aus und lohnt sich der Einsatz von Tools?
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Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
Geschäftsreisen effizient managen: Reisebüros für Geschäftsreisen unterstützen Unternehmen unter anderem darin, Reisen für Mitarbeiter zu buchen, umzubuchen oder zu stornieren und verhandeln Gruppentarife. Dabei variiert das Angebot von Dienstleister zu Dienstleister. Auch ein Geschäftsreisen-Premiumservice kann zur Verfügung stehen.
Welche Vorteile bietet ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
- Effizienz: Ein organisiertes Management von Dienstreisen ermöglicht einen schnellen Buchungsprozess.
- Personaleinsatz: Mitarbeiter werden gezielt entlastet.
- Kompetenz: Reisebüros stellen das Know-how ihres Teams zur Verfügung.
- Regeln: Die Regeln eines jeden Unternehmens halten Reisebüros konsequent ein.
- Kostenersparnis: Reisebüros können Tarife aushandeln, sodass das Unternehmen Kosten spart.
- Transparenz: Reisebüros erstellen eine nachvollziehbare Auflistung aller Ausgaben der Geschäftsreisen pro Abteilung, Team oder für das gesamte Unternehmen.
Worauf sollten Unternehmen bei der Wahl des Reisebüros für Geschäftsreisen achten?
Ein Reisebüro für Geschäftsreisen kann Unternehmen nur dann unterstützen, wenn der Anbieter technologische Innovationen und menschliches Know-how verbindet. Altmodische Reisebüros, die keine Software anbieten, sondern ausschließlich per Telefon kommunizieren, entsprechen nicht den modernen Standards.
Denn Mitarbeiter möchten keine Geschäftsreise vorgesetzt bekommen, sondern die Bedingungen über zentrale Plattformen selbst bestimmen. Und auch das Unternehmen selbst profitiert von der zentralen Verwaltung aller Daten über ein Tool.
Weiterhin sollte ein Reisebüro für Geschäftsreisen Folgendes ermöglichen:
- Die Nachverfolgungsmöglichkeiten: Wer befindet sich wo und weshalb? Ein gutes Reisebüro ermöglicht es Unternehmen, jederzeit nachvollziehen zu können, wann sich welcher Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise befindet.
- Die Buchungsbedingungen: Mitarbeiter sollten ihre Reise selbst buchen oder die Buchung von dem Reisebüro als Administrator ausführen lassen können.
- Der Zugriff auf Buchungsoptionen: Gute Reisebüros für Geschäftsreisen senken die Kosten für Firmen, indem sie etwa Billigfluganbieter buchen. Dabei sollten Sie als Unternehmen stetig Zugriff auf alle Buchungsoptionen haben.
- Der Service: Ein Reisebüro stellt einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung, der Sie in jeder Situation lösungsorientiert unterstützt.
- Eigene Richtlinien hinterlegen: Ein Reisebüro nutzt ein Tool. Hier sollten Sie ihre Reiserichtlinien hinterlegen können.
- Reiseausgaben einsehen: Der Erfolg des Reisebüros ist messbar. Denn vertrauenswürdige Dienstleister bieten eine transparente Übersicht über alle Kosten.
- Echtzeit-Berichte: Ein Reisebüro sollte Echtzeit-Berichte anbieten. So können Unternehmen die Eckdaten der Reisen sofort nachvollziehen.
- Unterstützung bei Rückerstattungen: Ein gutes Reisebüro unterstützt Sie dabei, Rückerstattungen in die Wege zu leiten.
- Unseriöse Anbieter entlarven: Ein gutes Reisebüro für Geschäftsreisen berechnet keine Gebühren für Anrufe beim Support oder Buchungen. Versteckte Kosten gelten als Warnzeichen.
Welches Reisemanagement-Tool lohnt sich für Unternehmen?
Sucht ein Mitarbeiter stundenlang nach einem Flug oder einem Hotelzimmer im vorgegebenen Budget, führt dies aufgrund des zeitlichen Aufwands zu Frustration. TravelPerk z. B. umfasst die weltweit umfangreichste Datenbank für Geschäftsreisen. Hier können Mitarbeiter auf einer zentralen Plattform nach Hotels, Flügen und anderen Reisemöglichkeiten suchen. Der Zugriff ist auch über das Smartphone möglich.
Die Folge: Der Mitarbeiter findet alle Informationen auf einer Plattform, spart Zeit und hält Ausgabenlimits ein. Gleichzeitig erhält die Buchhaltung des Unternehmens Zugriff auf alle Buchungen und Auswertungen in Echtzeit. TravelPerk ermöglicht es somit, dass Mitarbeiter autonom Reisen buchen und das Unternehmen gleichzeitig die Kontrolle behält.
Fazit
Reisebüros für Geschäftsreisen unterstützen Unternehmen darin, Reisen aus betrieblichen Gründen zu organisieren. Mitarbeiter sparen so Zeit und der Aufwand in der Buchhaltung wird reduziert. Gute Reisebüros kennzeichnet eine Symbiose aus einem lokalen Team und einer innovativen Software. Bei der Auswahl des Anbieters gilt es, das Serviceangebot zu überprüfen und auf versteckte Kosten zu achten.
*Quelle: de.statista.com