Buchhaltung für Digitale Nomaden

Wer sich als freiberuflicher Buchhalter für ein Leben als Digitaler Nomade entschieden hat, der wird nun vermutlich nur mit einem müden Lächeln diesen Beitrag kommentieren können. Seine Profession liegt in der Erstellung der steuerrechtlich, betriebswirtschaftlich und juristisch korrekten Buchhaltung. Für die meisten Digitalen Nomaden hingegen, die ihren festen Wohnsitz gegen einen Koffer, ein Laptop und jede Menge IT im Background getauscht haben, ist die Buchhaltung regelmäßig eine wahre Horrorvorstellung. Aufatmen können die Weltenbummler unter den Freelancern dennoch, denn es gibt systemische Unterstützung, beispielsweise durch spezielle Software für Freiberufler. Welche Funktionen dabei von Bedeutung sind, verrät der folgende Beitrag.

Abbildung 1: Im Leben und in der Arbeit eines digitalen Nomaden muss es vor allem digital zugehen. Das heißt: Ordner, wie sie hier im Hintergrund ruhen, braucht kein Digitaler Nomade, denn sie verursachen Gepäck und Kosten. Stattdessen setzen Digitale Nomaden auch in punkto Buchhaltung auf IT-Lösungen.

1.) Rechnungen schreiben. Einfach und rechtssicher

Wer als Freiberufler aktiv ist, hat vielleicht mit dem einen oder anderen Kunden eine Gutschriften-Vereinbarung, in aller Regel jedoch müssen Rechnungen in Eigenregie erstellt und verschickt werden. Dabei gilt es diverse gesetzliche Anforderungen zu kennen und zu berücksichtigen. Passiert dies nicht, kann die Rechnung gar nicht beglichen werden und dem Freiberufler fehlt Geld auf dem Konto. Die häufigsten Fehler wie beispielsweise doppelte Rechnungsnummern, die die Buchhaltung ins Chaos stürzen könnten, fehlende Pflichtangaben oder peinliche Fehler in den Kundenstammdaten gehören IT-gestützt in aller Regel der Vergangenheit an.

2.) Das Schreckgespenst: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Eigentlich haben es Freiberufler und Freelancer buchhalterisch gar nicht so schwer. Sie werden steuerrechtlich nicht etwa dazu genötigt, eine doppelte Buchführung zu absolvieren, sondern für sie reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Clou: Wer alle freiberuflich bedingten Einnahmen und Ausnahmen im System erfasst, bekommt per Knopfdruck eben diese Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Abgerechnet werden kann nicht nur zum Monatswechsel oder zum Quartalswechsel, denn die IT-gestützt Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermöglicht einen tagesaktuellen Blick auf die eigene Finanzsituation. So haben Freelancer und Freiberufler ihren Cash-Flow immer im Blick.

3.) Der Digitale Nomade muss auf eine digitale Buchhaltung setzen

Wer als Digitaler Nomade keinen physisch vorhandenen Briefkasten hat, der sollte grundsätzlich darauf umstellen, dass Belege, Rechnungen und Verträge digital versendet werden. In der Praxis zeigt sich jedoch auch ein Zwischenmodell, bei dem der Digitale Nomade ein stationär verfügbares Postfach nutzt. Die Unterlagen aus diesem Postfach werden dann entweder regelmäßig postalisch an die punktuelle Adresse verschickt oder (das macht die digitale Buchhaltung noch einfacher und schneller) eingescannt (=digitalisiert) und versendet. Die ohnehin digital vorliegenden Belege können dann systemisch zu der Buchungskategorie sortiert werden, zu der sie buchhalterisch gehören. So wird digitalisiert, gebucht und archiviert in einem Aufwasch. Liegt nach wie vor der eine oder andere Beleg physisch vor, kann dieser via Scan-App schnell ins System gehievt werden.

4.) Buchhaltung + Online-Banking = der IT-Assistent in allen Finanzfragen

Es ist eine durchaus praktische Hochzeit, die der Freelancer sicherlich gerne unterstützt – und zwar die Verbindung zwischen der Buchhaltungssoftware und dem Online-Banking. Doch was bedeutet das? Es heißt, dass aus dieser Verbindung ein IT-Assistent erwächst, der automatisch Zahlungseingänge mit der im System vorhandenen Rechnung verknüpft. Das erspart dem digitalen Nomaden die Zeit, mühevoll Zahlungseingänge zu prüfen. Eingehende Rechnungen, die digital im System vorliegen, können ebenfalls im System überwiesen werden. Was dazu nötig ist, ist die Verbindung zwischen der Buchhaltungssoftware und dem Bankinstitut.

5.) Partner des Steuerberaters

Dass am Ende des Buchhaltungsjahres der Steuerberater die gesammelten Daten und Werke bekommt, ist für die meisten Unternehmer gängige Praxis. Die Übergabe der Unterlagen vom Steuerparadies aus an den Steuerberater kann jedoch unsortiert und chaotisch erfolgen – was bedeutet, dass die Steuerberater-Leistung teurer ausfallen wird. Oder die Übergabe kann digital und mit der bestmöglichen Vorbereitung erfolgen, was unterm Strich weniger Arbeit bedeutet, die der Freelancer auch nicht bezahlen muss. Ein einfacher Datev-Export aus dem Buchhaltungssystem macht zweierlei möglich: Der Steuerberater bekommt die erforderlichen Unterlagen bestens vorbereitet und das Übergeben von physischen Ordnern entfällt, was für einen Digitalen Nomaden immer mit einem enormen Aufwand im Vorfeld verbunden ist. Das Befüllen des Ordners mit den erforderlichen Unterlagen bedeutet, der Digitale Nomade muss einen Druckeranschluss nutzen können. Und der Ordner muss dann per Post zum Steuerberater gelangen. Unnütze Wege, die Zeit rauben und zudem noch teuer sind.

Zusatzfunktionen on top? Die Notwendigkeit variiert auch mit Blick auf das Geschäftsmodell

Viele Aufgaben von Freiberuflern und Freelancern lassen sich über die soeben genannten fünf Punkte verrechnen und buchhalterisch abbilden. Doch eben nicht alle. Wer sich als digitaler Nomade für eine Buchhaltungssoftware entscheidet, sollte sich damit Möglichkeiten eröffnen und sich nicht etwa einschränken lassen. Und das bedeutet auch: Verfügt das System über weitere optional nutzbare Funktionen, die ggf. zu einem späteren Zeitpunkt erst relevant werden, ist das ein klarer Pluspunkt für Anbieter und System.

Mögliche Zusatzfeatures, die relevant werden könnten, sind

das Kontaktmanagement,
die Auftragsabwicklung inkl. Angebot, Auftragsbestätigung und Liefernachweisen,
die Möglichkeit der Organisation des Unternehmens inkl. Verwaltung der Zugriffsrechte,
die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung in Eigenregie zu erstellen,
ein klassisches Kassenbuch,
eine API-Schnittstelle,
Gutschriften, Mahnungen und Stornorechnungen als Sonderform von Rechnungen sowie
Inventarlisten.

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